Analisis Redesign Sistem Penjajaran Rekam Medis dengan Metode FMEA di RS Bhayangkara Gorontalo Tahun 2024

Analysis of the Risk of Redesign of the Medical Records Alignment System Using the FMEA Method at Bhayangkara Gorontalo Hospital in 2024

Abstract

Sistem penjajaran  merupakan sistem yang digunakan untuk melakukan penyimpanan rekam medis di dalam rak dengan cara dijajar. Redesign sistem penjajaran ini menyebabkan beberapa risiko diantaranya petugas kesulitan dalam mencari berkas rekam medis dan risiko salah mengambil nomor rekam medis. Sehingga proses pencarian berkas rekam medis menjadi lama, risiko tersebut menyebabkan keterlambatan dalam penyediaan berkas rekam medis dan tidak sesuai dengan Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah Sakit. Karena waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah <10 menit. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Risiko Redesign Sistem Penjajaran Rekam Medis Dengan Metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian ini dilakukan di RS Bhayangkara pada bulan Mei 2024 dengan 3 informan. Instrumen pada penelitian ini adalah pedoman wawancara, lembar checklist observasi dan lembar parameter RPN (Risk Priority Number). Hasil penelitian menunjukan bahwa pada analisis risiko hasil perhitungan RPN (Risk Priority Number) tertinggi pada proses permintaan dan penerimaan rekam medis, dengan Failure Mode waktu yang lama pada ruang penyimpanan nilai RPN 168 dan RPN terendah yakni pada proses penyimpanan rekam medis Failure Mode ketidaktepatan sortir rekam medis dengan nilai RPN 28. Dengan demikian, disimpulkan analisis menggunakan metode FMEA dapat secara signifikan risiko pada proses redesign penjajaran. Saran dari peneliti yaitu memperbaiki lagi terkait sarana dan prasarana, sistem dan SDM guna meningkatkan pelayanan Rumah Sakit.

The alignment system is a system used to store medical records on a shelf in a row. The redesign of this alignment system causes several risks, including difficulty in finding medical record files and the risk of taking the wrong medical record number, so that the process of searching for medical record files becomes long. These risks cause delays in the provision of medical record files, so that they are not in accordance with the Hospital Minimum Service Standards (MSS). The time to provide outpatient medical record documents is < 10 minutes. The purpose of this study was to determine the risk of redesigning the medical record alignment system with the FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) method, the Diagnosis Stage, Planning Action, Taking Action, and Evaluating. This type of research is qualitative. This research was conducted at Bhayangkara Hospital in May 2024 with three informants. The instruments in this study were interview guidelines, observation checklist sheets, and RPN (Risk Priority Number) parameter sheets. The results of the study show that in risk analysis, the highest RPN (Risk Priority Number) calculation is found in the medical record request and receipt process, with a long failure mode in the storage room with an RPN value of 168, while the lowest RPN value is found in the medical record storage process with an RPN value of 28 due to the failure mode of inaccurate medical record sorting. Thus, it can be concluded that analysis using the FMEA method can significantly identify risks in the redesign process.